Как и какие инструктажи можно проводить электронно?

1 марта 2022 г. вступил в действие Федеральный закон от 02.07.2021 № 311-ФЗ, который внёс правки в ст. 214.2 ТК РФ и разрешил частично вести документооборот по охране труда в электронном виде. Переводить на «цифру» можно не всё, но многое, например, правила, инструкции, приказы. Некоторые документы должны создаваться только на бумаге или дублироваться в «живом» виде. А для некоторых возможен «комбинированный» вариант. Например, инструктажи можно проводить удалённо, в режиме онлайн, но подписывать их надо собственноручно. Журнал регистрации инструктажей можно вести в электронном виде, но его надо распечатать, чтобы сотрудники расписывались лично. А что делать, если компания переходит на кадровый электронный документооборот (КЭДО) и планирует подписывать карточки инструктажей электронной подписью?

Вводный инструктаж по ГО

Организация должна вести журнал учёта инструктажа по гражданской обороне, в него вносят запись о прохождении такого инструктажа. В нём указывают дату, ФИО, должность и др., на основании п. 2.6 Порядка проведения инструктажа по ГО (согласно Письму МЧС России от 27.02.2020 г. № 11-7-605). При этом п. 2.8 Порядка допускает вводный инструктаж дистанционно с применением технических средств, которые подтвердят аудио- или видеосвязь, например, онлайн-трансляцией. Исходя из этого мы считаем, что проводить такой инструктаж и вести журнал можно в электронной форме с использованием ЭЦП.

Инструктаж по ЧС
Принцип инструктажа по действиям в чрезвычайных ситуациях схожий. Компания должна вести журнал учёта инструктажа по ЧС, в который вносятся все записи, в соответствии с п. 2.6 Порядка, о котором сказано выше. Соответственно, нет запрета на его проведение и учёт в электронном виде. Причём, по мнению МЧС (Разъяснения к Письму МЧС России от 05.02.2021 г. № М-11-184), можно вести единый журнал учёта вводного инструктажа по ГО и всех инструктажей по ЧС. Но собирать подписи инструктора и сотрудников лучше  по каждому отдельно.

Инструктаж по «пожарке»

Инструктаж по пожарной безопасности фиксируют в журнале учёта, который оформляется в соответствии с п. 22 Приказа МЧС России от 18.11.2021 г. № 806. В пп. 25, п. 26 Приказа сказано, что оформлять журнал можно электронно, а фиксировать результаты обучения и проверки знаний с помощью электронной подписи. Таким образом, при наличии в компании и у сотрудников ЭП инструктаж и его результаты можно вести в «цифре».

Инструктаж по электробезопасности по присвоению 1 группы

Порядок инструктажа описывают Правила по охране труда при эксплуатации электроустановок, утверждённые Приказом Минтруда России от 15.12.2020 г. № 903н. Т.к. этот инструктаж относится к охране труда, его нельзя проводить в системе КЭДО, с учётом ст. 22.1 ТК РФ. Поэтому оформление электронного журнала и его подписание с помощью ЭЦП закон не предусматривает.

Да, п.1.5 Правил допускает цифровые документы по охране труда. Но группу присваивают после устной проверки знаний и, при необходимости, проверки навыков оказания первой помощи, согласно п .2.3. Правил. Присвоение группы по электробезопасности проводится по итогам соответствующего инструктажа по охране труда, а его нельзя проводить в электронном виде.

Какой ЭЦП подписывать?

С учётом ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ компания использует усиленную квалифицированную подпись (УКЭП):

• для заключения трудового договора, договора о матответственности, ученического договора, внесения изменений в них;
• для подписания приказа о взыскании;
• для уведомления об изменении определённых сторонами условий договора.

Для других цифровых документов в инфосистеме работодателям можно использовать квалифицированную и неквалицифированную (УНЭП) подписи.

Работник может использовать УКЭП или УНЭП:

• для заключения договора – трудового, матответственности, ученического, и внесения изменений в них;
• для подтверждения согласия на перевод, заявления об увольнении;
• для ознакомления с приказом о взыскании или изменении условий договора.

Для других документов сотрудник может использовать УКЭП, УНЭП, или простую электронную подпись (ПЭП), если в соглашении сторон установлены правила определения лица, которое подписывает документы, и требования к конфиденциальности ключа электронной подписи.

Таким образом, инструктирующий работник (инструктор) компании вправе использовать для электронных документов усиленную подпись — квалифицированную или неквалифицированную. Сотрудник же может применять УКЭП, УНЭП и простую электронную подпись. Но важно помнить, что, независимо от вида подписи, для электронных документов применяются единые требования к их составу и формату, они утверждены приказом Минтруда РФ от 20.09.2022 г. № 578н. 

Источник: Как и какие инструктажи можно проводить электронно? - новости информационного портала по охране труда в России (ohranatruda.ru)